Ce document met en lumière la politique de protection des renseignements personnels de l’Association canadienne des maîtres de poste et adjoints (ACMPA).
Aux fins de cette politique, les termes « nous », « nos », « notre » ou « nôtre » font référence à l’ACMPA, alors qu’une référence à un employé de l’ACMPA inclut aussi un officier, un membre du bureau de direction de l’ACMPA ou toute autre personne agissant dans des capacités officielles au nom de l’ACMPA, lorsque c’est le cas.
Il relève de la responsabilité de l’ACMPA et de tous ses employés de protéger l’information personnelle recueillie des membres de l’ACMPA.
L’information personnelle est de l’information concernant une personne que l’on peut identifier, mais n’inclut pas le nom, le titre, l’adresse au travail ou le numéro de téléphone d’un employé d’un organisme. L’information personnelle relative aux membres de l’ACMPA ne doit ni être utilisée, ni être divulguée à des fins autres que les raisons pour lesquelles elle a été recueillie, à moins d’avoir obtenu le consentement du membre.
La politique énonce 11 principes portant sur des pratiques équitables en matière d’information personnelle que l’ACMPA utilisera pour l’aider à veiller sur ces renseignements que ce soit au niveau de l’utilisation, de la cueillette ou de la divulgation de renseignements personnels concernant les membres de l’ACMPA.
1. Responsabilité Le secrétaire-trésorier national aura la responsabilité ultime de s’assurer que l’ACMPA se conforme à la politique de protection de renseignements personnels . Le ou la titulaire du poste aura aussi à assumer les fonctions de l’officier responsable des renseignements personnels (ORRP).
2. Fins d’identification Les membres de l’ACMPA doivent être informés des raisons pour lesquelles leurs renseignements personnels sont recueillis, c’est-à-dire pour les représenter à titre de membre, pour les ajouter à nos listes de membres, pour maintenir les listes d’envoi à jour et pour leur fournir les avantages que leur procure l’ACMPA comme membre. Cette explication doit être fournie lorsqu’un membre s’inscrit à l’ACMPA en signant un dossier du membre.
3. Consentement Les membres doivent savoir quand et comment leurs renseignements personnels seront conservés, utilisés et divulgués. Leur consentement doit être inscrit sur les formulaires de membres, les formulaires de régime divers, les formulaires de désignation du bénéficiaire, les notes d’entrevue, etc.
4. Limite à la cueillette d’information La quantité et le type de renseignements personnels recueillis des membres de l’ACMPA doivent se limiter au mandat de l’Association, notamment son devoir de représenter les membres et de leur fournir les avantages inhérents à leur statut de membre. Si un membre en fait la demande, nous devons expliquer pourquoi l’information est nécessaire.
5. Utilisation limitée, divulgation, conservation Il est de notre responsabilité d’utiliser ou de divulguer l’information personnelle d’un membre uniquement dans le but pour lequel les renseignements ont été recueillis, à moins d’obtenir le consentement du membre ou lorsque l’exige la loi. Les renseignements personnels ne doivent être conservés en dossier uniquement que pour la période où ils sont nécessaires.
6. Exactitude Nous nous engageons à maintenir de l’information personnelle dans les dossiers des membres de l’ACMPA qui soit exacte, complète et à jour. Les renseignements doivent être mis à jour dans nos dossiers et dans nos systèmes selon le but initial de la collecte. En maintenant cette information à jour, nous minimiserons la possibilité d’utiliser de l’information inexacte au moment de prendre une décision ou de divulguer des renseignements.
7. Mesures de sécurité Nous avons la responsabilité de protéger les renseignements personnels concernant les membres de l’ACMPA contre toute perte, vol ou accès non-autorisé. Les mesures de protection doivent être respectées peu importe le format dans lequel les renseignements personnels sont conservés.
8. Transparence Les membres de l’ACMPA doivent être informés de la politique de protection des renseignements personnels de l’ACMPA lorsqu’ils joignent les rangs de l’Association. Les employés de l’ACMPA qui sont en contact avec d’autres membres dans le cours normal de leur travail, doivent être en mesure d’expliquer, si un membre de l’ACMPA le leur demande, pourquoi les renseignements personnels sont recueillis, comment ils seront utilisés et conservés, et quels sont les gens qui y auront accès.
9. Accès Sur demande, les employés de l’ACMPA doivent informer un membre de l’Association qui désire savoir quelle information l’ACMPA a en dossier à son sujet. Si ce membre demande d’accéder à ses renseignements personnels, l’information doit être mise à sa disposition. Si le membre remet en question l’exactitude de l’information ou le manque de renseignements, le dossier doit être modifié si nécessaire pour améliorer son exactitude et le compléter.
10. Recours possible Si une plainte est portée à l’attention de tout employé en ce qui a trait au traitement des renseignements personnels d’un membre, la plainte devrait immédiatement être acheminée à l’officier responsable des renseignements personnels de l’ACMPA.
11. Politique de confidentialité du site Web
L’ACMPA s’engage à respecter et à défendre vos droits quant à la protection de vos renseignements personnels, que ce soit en ligne ou autrement. L’ACMPA est assujetti aux lois canadiennes en matière de protection des renseignements personnels. Elle respecte votre droit à la vie privée et se conforme aux obligations qu’elle a envers vous.
La présente page résume la politique de confidentialité et les pratiques de l’ACMPA en matière d’information qui s’appliquent à son site Web. Elle a pour but de vous offrir une base complète d’information précise afin que vous soyez en mesure de prendre une décision éclairée lorsque vous choisissez de communiquer avec l’ACMPA au moyen de son site Web.
Lorsque vous visitez notre site Web, la confidentialité de vos renseignements personnels est respectée. Nous ne recueillons aucun renseignement à votre sujet, à moins que vous ne choisissiez de nous envoyer un message électronique dans lequel vous fournissez volontairement votre nom et vos coordonnées pour vous joindre. Le fonctionnement d’Internet fait en sorte qu’il collecte de façon passive et automatique certains renseignements liés à l’adresse de protocole Internet (adresse IP). Il s’agit d’une « adresse » Internet unique à chaque utilisateur du Web et qui lui est assignée par son fournisseur d’accès Internet (FAI). Les adresses IP sont automatiquement enregistrées par les serveurs Web. Bien qu’une adresse IP ne permette par d’identifier physiquement une personne, il peut être possible de localiser et d’identifier les utilisateurs du Web avec l’intervention du FAI. L’adresse IP est considérée comme un renseignement personnel, puisqu’il s’agit d’un numéro identificateur. Par conséquent, les adresses IP sont protégées par la plupart des lois sur la protection des renseignements personnels. Les questions sur la protection des renseignements personnels concernant les adresses IP sont expliquées ci-dessous.
Les renseignements personnels des visiteurs de notre site Web obtenus par courrier électronique sont fournis uniquement au personnel de l’ACMPA (ou à leurs représentants) qui ont besoin de ces renseignements pour répondre aux demandes des visiteurs en question. Nous n’utilisons pas ces renseignements à d’autres fins. Nous assurons la protection de tous les renseignements personnels en notre possession grâce à de solides mécanismes de sécurité, y compris des contrôles d’accès stricts.
Toutefois, étant donné que nous ne pouvons pas garantir la sécurité des systèmes électroniques ou des courriels, nous vous recommandons, pour l’instant, de ne pas envoyer de renseignements personnels de nature délicate ni de plaintes par messagerie électronique. Si vous devez nous faire parvenir de tels renseignements, veuillez le faire par la poste, à « l’Association canadienne des maîtres de poste, 281, rue Queen Mary, Ottawa (Ontario), K1K 1X1 », ou en téléphonant au (613) 745-2095, du lundi au vendredi, entre 8 h et 17 h (HNE).
Notre site Web est hébergé par des serveurs appartenant à une tierce partie appelée Cyberus, et à d’autres tierces parties. Tout renseignement personnel que Cyberus recueille pour nous est traité conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels et protégé par les lois applicables. Nous utilisons aussi Google Analytics pour obtenir d’autres données Internet au sujet de nos sites Web.
Journaux des serveurs. Dans le cours normal de l’établissement et du maintien des connexions Web, nos serveurs emmagasinent automatiquement des renseignements sur les visites dont notre site Web fait l’objet. Les journaux du serveur enregistrent des renseignements statistiques, tels que les adresses IP des visiteurs, le type de système d’exploitation utilisé, le temps et la durée de la visite et les pages Web consultées, et déterminent les catégories de visiteurs au moyen d’éléments tels que les types de domaines et de navigateurs. Ces statistiques sont transmises sous forme globale aux membres de notre personnel de la technologie de l’information, des communications et des recherches. Elles servent à améliorer notre site Web et à offrir à nos visiteurs une expérience Web optimale
Il peut cependant arriver que nous examinions les journaux des serveurs pour des besoins de sécurité, par exemple pour détecter des intrusions dans notre réseau. Par conséquent, il est possible que nous utilisions les données des journaux des serveurs, qui comptent les adresses IP des visiteurs, lors de poursuites pour méfait criminel, et ce, afin de retrouver et d’identifier des personnes. Dans des cas de poursuite, les journaux de données brutes seraient mis à la disposition des organismes d’enquête autorisés à enquêter sur de telles infractions à la sécurité.